Cualquier viaje de empresa debe estar respaldado y previsto en un plan de movilidad empresarial donde se incluyan todos los gastos imputables a la actividad laboral fuera del espacio habitual de trabajo y, además, la forma y agente de pago de estos.
Para la realización de este plan es conveniente que se reúnan para definirlo las tres partes implicadas a lo largo de todo este proceso: trabajador, supervisor y recursos humanos o contabilidad.
De la negociación del plan de movilidad empresarial que incluya los gastos de viaje de los trabajadores se deducirán las responsabilidades y obligaciones de cada una de las partes.
¿Cuáles son las tareas del trabajador durante el viaje?
El trabajador deberá recopilar y guardar todos los tiques y facturas generadas durante el periodo de movilidad laboral. A su vez, esta clasificación debe hacerla siguiendo las bases pactadas en el plan de movilidad empresarial, es decir, imputando como gastos corporativos aquellos que se hayan definido como tales. No todo gasto estará asociado a la actividad laboral que desempeñe, por lo que no todo gastos será susceptible de ser deducible o reembolsado.
Una vez recopilados todos los tiques de un periodo, deberá organizarlos en una hoja de gastos que resuma y concuerde con exactitud para su posterior envío al supervisor encargado de la revisión y aprobación.
¿Cuáles son las tareas del supervisor que revisa la información?
Siguiendo las pautas de la política de gastos definida en el plan de movilidad, el supervisor revisará cada uno de los tiques que el trabajador le haya hecho llegar. Comprobará que todos sean justificables, se ajusten a la política de gastos y que estén correctamente traspasados a la hoja de gastos.
Una vez este proceso tiene la aprobación del supervisor, se firmará como correcto y se reportará al departamento de recursos humanos o de contabilidad encargado de realizar el reembolso al trabajador.
¿Cuáles son las tareas del encargado de reembolsar los gastos de viaje?
La persona encargada de realizar el reembolso deberá informar al trabajador de la aprobación de su hoja de gastos y del tiempo y forma de pago en que se realizará el reembolso (habitualmente en nómina) de los gastos de viaje que ha anticipado para la empresa.
¿Cuáles son los costes directos?
La posibilidad de que los costes directos tengan un volumen mayor o menor vendrá determinada por la cantidad de información que fluye a lo largo de todo el proceso y, muy relacionado, por el nivel de atención y detalle con el que se supervisa cada etapa.
Si el supervisor revisa uno a uno todos los tiques, la detección de errores o fraude por parte del trabajador será mucho más ajustada que si simplemente toma algunos tiques de muestra para comprobar que estén imputados de forma correcta. Idealmente la revisión debería ser total, pero para empresas con un elevado número de trabajadores en viajes de empresa resulta completamente ineficiente este proceso. Se debería encontrar un equilibrio y, sobre todo, cuantificar todo el tiempo que se invierte en la generación de la hoja de gastos por parte del trabajador y en su posterior revisión por parte del supervisor. Ambos costes están directamente vinculados a todo el proceso de movilidad laboral, consumiendo horas de trabajo y, por lo tanto, generando un coste para la empresa que debe ser cuantificable y analizable.
¿Y los costes indirectos asociados a todo este proceso?
No hay que descuidar tampoco los posibles gastos vinculados al envío, manipulación y procesado de los datos. Los sistemas de ensobrado para el envío de datos, los portes de las agencias de transporte, el papel utilizado… todos estos detalles suman y representan una partida más que tener en cuenta por parte de la empresa para analizar y tratar de minimizar en la medida de lo posible.
Para la realización de este plan es conveniente que se reúnan para definirlo las tres partes implicadas a lo largo de todo este proceso: trabajador, supervisor y recursos humanos o contabilidad.
De la negociación del plan de movilidad empresarial que incluya los gastos de viaje de los trabajadores se deducirán las responsabilidades y obligaciones de cada una de las partes.
¿Cuáles son las tareas del trabajador durante el viaje?
El trabajador deberá recopilar y guardar todos los tiques y facturas generadas durante el periodo de movilidad laboral. A su vez, esta clasificación debe hacerla siguiendo las bases pactadas en el plan de movilidad empresarial, es decir, imputando como gastos corporativos aquellos que se hayan definido como tales. No todo gasto estará asociado a la actividad laboral que desempeñe, por lo que no todo gastos será susceptible de ser deducible o reembolsado.
Una vez recopilados todos los tiques de un periodo, deberá organizarlos en una hoja de gastos que resuma y concuerde con exactitud para su posterior envío al supervisor encargado de la revisión y aprobación.
¿Cuáles son las tareas del supervisor que revisa la información?
Siguiendo las pautas de la política de gastos definida en el plan de movilidad, el supervisor revisará cada uno de los tiques que el trabajador le haya hecho llegar. Comprobará que todos sean justificables, se ajusten a la política de gastos y que estén correctamente traspasados a la hoja de gastos.
Una vez este proceso tiene la aprobación del supervisor, se firmará como correcto y se reportará al departamento de recursos humanos o de contabilidad encargado de realizar el reembolso al trabajador.
¿Cuáles son las tareas del encargado de reembolsar los gastos de viaje?
La persona encargada de realizar el reembolso deberá informar al trabajador de la aprobación de su hoja de gastos y del tiempo y forma de pago en que se realizará el reembolso (habitualmente en nómina) de los gastos de viaje que ha anticipado para la empresa.
¿Cuáles son los costes directos?
La posibilidad de que los costes directos tengan un volumen mayor o menor vendrá determinada por la cantidad de información que fluye a lo largo de todo el proceso y, muy relacionado, por el nivel de atención y detalle con el que se supervisa cada etapa.
Si el supervisor revisa uno a uno todos los tiques, la detección de errores o fraude por parte del trabajador será mucho más ajustada que si simplemente toma algunos tiques de muestra para comprobar que estén imputados de forma correcta. Idealmente la revisión debería ser total, pero para empresas con un elevado número de trabajadores en viajes de empresa resulta completamente ineficiente este proceso. Se debería encontrar un equilibrio y, sobre todo, cuantificar todo el tiempo que se invierte en la generación de la hoja de gastos por parte del trabajador y en su posterior revisión por parte del supervisor. Ambos costes están directamente vinculados a todo el proceso de movilidad laboral, consumiendo horas de trabajo y, por lo tanto, generando un coste para la empresa que debe ser cuantificable y analizable.
¿Y los costes indirectos asociados a todo este proceso?
No hay que descuidar tampoco los posibles gastos vinculados al envío, manipulación y procesado de los datos. Los sistemas de ensobrado para el envío de datos, los portes de las agencias de transporte, el papel utilizado… todos estos detalles suman y representan una partida más que tener en cuenta por parte de la empresa para analizar y tratar de minimizar en la medida de lo posible.
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